M-FILES – Gestão Documental

O M-Files é uma solução de gestão documental, fácil de utilizar e que ajuda as empresas a obter ganhos significativos na eficiência e produtividade através da reformulação da forma como organizam o negócio e gerem todos os seus documentos, informação e processos.

Descrição

Intuitivo e profissional, o M-Files é um inovador sistema de gestão eletrónica de documentos, que resolve os diversos problemas de gerir, encontrar e controlar documentos no dia-a-dia, maximizando a reutilização da informação, eliminando redundância e ao mesmo tempo, precavendo conflitos ou perdas de dados.

Ganhe o controlo sobre a desordem eletrónica, com a utilização da intuitiva e profissional M-Files. O vasto conjunto de funcionalidades inovadoras e únicas, permitem a racionalização de todos os processos da gestão documental e fornecem uma solução poderosa e fácil de utilizar.

– Integração com o Windows: Suporte para todas as aplicações Windows, incluindo Microsoft Office, PDF, AutoCAD, etc. Podendo aceder diretamente ao ‘vault’ ou repositório de dados do M-Files, recorrendo aos comandos normais de Open, Save, Save As, etc.

– Confiança e desempenho: o M-Files é a única solução de gestão documental que possui um disco “virtual local”, que fornece uma única localização no qual os documentos são consultados e guardados. Este disco ‘virtual local’, efetua a ponte entre a lacuna dos dados guardados centralmente e os recursos do computador local, permitindo aos utilizadores trabalhar usufruir de toda a capacidade e confiança do seu computador pessoal e o seu disco rígido. O mecanismo de ‘cache’ do M-Files sincroniza transparentemente os dados com o repositório central do servidor

– Flexibilidade: O M-Files permite adicionar à base de dados, propriedades personalizáveis para caracterizar os documentos, conhecidas como “metadados” de modo a organizar e simplificar o sistema de gestão de ficheiros de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. Os ficheiros podem ser assim encontrados e classificados, utilizando quaisquer uma ou várias, destas propriedades.

– Pesquisa rápida: capacidades poderosas de pesquisa, que permitem localizar instantaneamente os documentos, através da simples utilização de ‘palavras-chave’ ou conteúdo dos metadados, em vez de se procurar os documentos através de uma estrutura caótica de pastas de rede. O M-Files permite igualmente pesquisar pelo próprio conteúdo dos documentos.

– Controle de revisões: O M-Files preserva e controla automaticamente, todas as versões anteriores ao histórico, dos seus documentos (fator chave na rastreabilidade para garantir o cumprimento das normas e procedimentos da qualidade. Permite um acesso simples e rápido às revisões anteriores dos documentos, através do registo automático para cada revisão, com o nome dos utilizadores, dados temporais e comentários colocados, associados à mesma.

Conformidade com regulamentos e normas: Além de ajudar as organizações a organizar e gerir todos os seus documentos e processos, o M-Files é extremamente útil na observação de necessidades específicas, tais como os registos e conformidades, associadas com regulamentos e normas, por exemplo, ISO 9000/9001, FDA, etc.

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